في هذه الرحلة

1. يفتتح التعامل مع المراجع بالترتيب الصحيح: يحيّيه ويعرّف بنفسه ويسأله عن غرض زيارته أو اتصاله، ثم يعيد صياغة طلبه بعبارة مختصرة ويتأكد أنه فهمه، وذلك قبل أن يقدّم أي معلومة أو يبدأ الإجراء.
2. يميّز بين شرحٍ للإجراء والمستندات والمدة المتوقعة يستند إلى دليل الخدمة المعتمد ويخلو من المصطلحات الداخلية، وشرحٍ مبنيّ على مصطلحات داخلية أو اجتهاد شخصي، ويدرك أن غموض المعلومة أو تعارضها يستدعي الرجوع إلى المشرف.
3. يحيل الطلب الخارج عن صلاحياته إلى الجهة المختصة في موقف عملي، ويُبلغ المراجع باسم تلك الجهة والخطوة التالية ورقم المرجع.
4. يختم التعامل بملخص قصير يبيّن ما تم وما سيحدث لاحقاً، ثم يدوّن في النظام خلاصة التواصل وأي وعد قُدّم للمراجع قبل إنهاء التعامل، ولا يعد إلا بما هو ضمن صلاحياته والإجراء المعتمد.